Dalam setiap organisasi, dokumen adalah aset penting yang harus dikelola dengan baik. Mulai dari dokumen kontrak, laporan keuangan, korespondensi, hingga arsip digital — semuanya berperan besar dalam kelancaran operasional perusahaan.
Sayangnya, banyak perusahaan masih menghadapi masalah seperti dokumen sulit ditemukan, arsip tercecer, data tidak up to date, hingga informasi yang tidak tersimpan secara konsisten.
Di sinilah Document Control & Filing System memegang peranan besar.
Mengapa Document Control Penting
Beberapa tantangan umum yang sering terjadi dalam pengelolaan dokumen:
- Dokumen hilang atau tercecer
- Tidak ada sistem klasifikasi yang jelas
- Waktu pencarian dokumen terlalu lama
- Arsip menumpuk dan tidak pernah dipilah
- Ketidakpastian versi dokumen (versioning problem)
- Tidak adanya pengawasan atau alur peminjaman dokumen
Jika dibiarkan, hal-hal di atas dapat menurunkan efisiensi kerja, membuat informasi sulit diakses, bahkan memicu kesalahan administrasi.
Document control yang baik akan membantu perusahaan dalam:
- Penghematan waktu kerja
- Pengurangan risiko kehilangan dokumen
- Kecepatan dalam pengambilan keputusan
- Kepatuhan terhadap audit
- Kemudahan dalam distribusi dokumen
Materi Pelatihan
1. Ruang Lingkup Document Control & Filing System
Peserta akan memahami dasar-dasar pengendalian dokumen dan bagaimana peran arsip dalam mendukung aktivitas perusahaan. Materi meliputi:
- Definisi pengarsipan
- Jenis arsip
- Tujuan pengelolaan arsip
- Distribusi, penggandaan, dan penyimpanan arsip vital
Materi dasar ini penting untuk membangun fondasi sebelum masuk ke sistem klasifikasi lanjutan.
2. Dokumentasi & Pengarsipan Modern
Peserta belajar cara menangani dokumen dari awal hingga akhir:
- Klasifikasi dan kode arsip
- Peminjaman arsip dengan sistem kontrol
- Penyusutan arsip dan retensi
- Media penyimpanan yang sesuai
- Hal-hal penting yang harus diperhatikan dalam mengelola arsip fisik
Bagian ini juga mengajarkan cara menjaga kualitas arsip agar tidak mudah rusak atau hilang.
3. Sistem Pemberkasan Dokumen
Materi ini masuk pada level teknis bagaimana dokumen diatur agar mudah ditemukan kembali.
Sistem klasifikasi yang diajarkan:
- Sistem abjad (dictionary, encyclopedia, geographic)
- Sistem angka (decimal filing system)
- Sistem kronologis
- Sistem alfanumerik
Peserta juga belajar tentang:
- Pengindeksan (KWIC & KWOC)
- Prosedur pemeliharaan berkas
- Pengawasan & pengelompokan berkas
- Disposisi dokumen
- Pengelolaan ruang arsip
- Penanganan masalah umum pemberkasan
Materi ini sangat penting untuk pekerjaan admin, sekretaris, hingga document controller.
4. Manajemen Dokumen Elektronik
Di era digital, perusahaan tidak lagi hanya mengandalkan dokumen fisik.
Peserta belajar:
- Cara merencanakan sistem dokumen digital
- Metadata & kebijakan dokumen
- Strategi keamanan & kualitas dokumen digital
- Preservasi informasi jangka panjang
- Audit & versioning dokumentasi
Materi ini sangat relevan mengingat banyak perusahaan kini masuk ke transformasi digital.
5. Digital Filing System dan EDMS
EDMS (Electronic Document Management System) sudah banyak digunakan perusahaan untuk:
- Mempercepat pencarian dokumen
- Menjamin keamanan data
- Memastikan version control
- Memudahkan kolaborasi antar divisi
Peserta memahami:
- Konsep digital filing system
- Scanner & alih media dokumen
- Komponen utama EDMS
- Integrasi EDMS dengan sistem informasi perusahaan (LAN, intranet, internet)
- Biaya implementasi EDMS
Bagian ini membantu peserta memahami teknologi yang akan menggantikan arsip manual di masa depan.
6. Otomatisasi Administrasi Perkantoran
Materi terakhir membahas bagaimana teknologi membantu efisiensi pekerjaan administrasi:
- Software administrasi perkantoran
- Sistem arsip elektronik
- Database management
- Sistem informasi manajemen
- Prinsip otomatisasi
Dengan pemahaman ini, peserta dapat menerapkan sistem kerja yang lebih cepat dan minim kesalahan.
Tujuan Pelatihan
Setelah mengikuti pelatihan, peserta mampu:
- Mengelola arsip secara sistematis
- Mengimplementasikan teknik document control yang efektif
- Memanfaatkan teknologi filing system & EDMS
- Membangun sistem penyimpanan dokumen yang rapi, mudah dicari, dan up to date
Pelatihan ini tidak hanya mempelajari teori, tetapi juga praktik nyata yang dapat langsung diterapkan.
Pengelolaan dokumen bukan hanya sekadar menyimpan arsip, tetapi tentang bagaimana perusahaan menjaga informasi tetap aman, terstruktur, dan mudah diakses.
Melalui pelatihan ini, peserta bisa membangun sistem pengarsipan modern yang mendukung percepatan kerja dan pengambilan keputusan.
